Cara Kamu Memperlakukan Waktu yang Akan Menentukan Masa Depan Mu!!!
Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus
terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secara efisien
mengelola waktu anda. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola
waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu
yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta
manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung
pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energi
yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.
Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang dijadwalkan?
Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?
Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?
Jika
jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah YA, maka sudah
saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda
dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri
bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda
dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda sendiri.
1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)
To-do
lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan
anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu
dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan
berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas
yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda
memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda tidak boleh
meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang
baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu
anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan
menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.
2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan
tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih
santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit
lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara
tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu,
dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit
lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan
dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.
3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda
harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas
anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi
dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari
prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata
lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan
tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.
4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi
Kunci
sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk
menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat
diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada
mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu
yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting
bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan,
lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena
mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang
anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak
dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan
pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat
memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak
kegiatan.
5. Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’
Anda
harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak
tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan
merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang
atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam
kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus
belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau
yang perlu diselesaikan.
6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik
lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan
memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya
atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih
mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda
misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada
tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan
pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan,
anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat
menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terua menurus menunda hal tersebut.
7. Perfeksionisme membutuhkan waktu
Anda
harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam
mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan
tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang
lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.
8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah
normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat
dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda
menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang
sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda
sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda
lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang
paling sulit.
9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti
Anda
perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu
ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena
di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan
dan mengambil keputusan yang salah.
10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda
Selama
jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang
bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan
pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang
datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus
diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu
lain untuk bertemu dengan mereka.
12. Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika anda membuat rencana,
jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan
waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa
anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang
baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam
dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda
tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda,
tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di
hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda
berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.
12. Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda
Untuk
dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu
memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda
dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda.
Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus
mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa
banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas,
pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat
dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai
menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan
yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada
kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau
tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah
dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali
dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per
hari.
13. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
Masukkan
dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak
terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk
kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda
misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif yang untuk
mengatasinya.
Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang
memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya!
Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang
anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda
dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.

















